HomeOffice: Die neue Freiheit, oder doch nur eine Belastung?

Im Zuge der Corona-Krise war das HomeOffice auf einen Schlag weit oben in der aktuellen Thematik. Viele Unternehmen waren gezwungen ihren Mitarbeiter in das Home Office zu schicken, ob sie nun wollten oder nicht. Was anfangs als “die große Freiheit” bezeichnet wurde, ist mittlerweile einer deutlichen Ernüchterung gewichen. In vielen Fällen stellte sich heraus, dass die Digitalisierung in Deutschland noch gar nicht so weit fortgeschritten ist. Die Unternehmen hatten teilweise sehr große Probleme mit der IT-Infrastruktur, und auch die Mitarbeiter standen auf einen Schlag vor völlig neuen Problemen.

HomeOffice ist nicht gleich HomeOffice

Um zu verstehen, was genau HomeOffice ist, muss man verstehen das HomeOffice nicht unbedingt in den eigenen vier Wänden stattfinden muss. Das remote working, im deutschen Sprachraum auch als Telearbeit bezeichnet, kann praktisch von überall aus stattfinden. Das stellt die Arbeitnehmer und die Arbeitgeber vor völlig neue Herausforderungen. Neben dem Arbeitsrecht und dem Versicherungsschutz fällt vor allem die Datensicherheit schwer in das Gewicht. Faktisch ist es so, dass der Arbeitnehmer nun ein deutlich höheres Maß an Verantwortung für die Umsetzung der Datenschutz-Grundverantwortung übernehmen muss, sofern er im Home Office arbeiten möchte oder muss. Datenschutzrechtliche Vorgaben können sehr eng sein, und ein Verstoß wiegt rechtlich gesehen sehr schwer. Das ist auch verständlich, denn die sensiblen Daten, die innerhalb eines Unternehmens verarbeitet werden müssen unterliegen einer hohen Vertraulichkeit. Das Risiko etwas falsch zu machen, ohne es falsch machen zu wollen ist enorm groß. Während das Unternehmen in seinen Räumlichkeiten einen großen Teil abfangen kann, muss im HomeOffice der Angestellte das Risiko einschätzen und bewältigen können. Mobiles Arbeiten kann so schnell deutlich komplizierter werden, als man es sich wünschen mag. Neben der Datensicherheit spielt aber auch die allgemeine IT-Sicherheit eine große Rolle.

Sicherheit im HomeOffice – Auch hier muss der Arbeitnehmer aufpassen

Neben dem Datenschutz ist auch das Thema der Sicherheit enorm wichtig. Gerade wenn es darum geht, mit der Hilfe von mobilen Endgeräten in das Firmennetzwerk zu gelangen, sind der Schutz der Daten und der IT-Infrastruktur in der Regel nicht gewährleistet. Viele Arbeitnehmer wünschen sich aber ausdrücklich die Möglichkeit, auch von Unterwegs in Form von Telearbeit ihren Aufgaben nachgehen zu können. Das stellt die Unternehmen vor hohe Herausforderungen. Es gilt, um die Sicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten, auf USB-Sticks zu verzichten und die Passworteingabe bei der E-Mail-Adresse gesondert zu schützen. Neben diesen minimalen Anforderungen im Bereich der Sicherheit am Arbeitsplatz im Netz gehört eine VPN-Verbindung natürlich zur Grundausstattung. Sie ist mindestens ebenso wichtig, wie der Verzicht auf USB-Sticks. Denn nur mit einer VPN-Verbindung ist der sichere Zugriff auf sehr sensible und private Daten der Kunden sicher. Mobile Arbeitsplätze müssen zusätzliche Anforderungen erfüllen, um wirklich als Arbeitsplätze für die Telearbeit zugelassen zu werden. Beachten die Unternehmen die Regelungen und gesetzlichen Vorgaben hierzu nicht, dann laufen sie in große Gefahr und riskieren nicht nur ein hohes Bußgeld. Datenschutz und Sicherheit sind Themen, die bei dem Mitarbeiter für große Unsicherheit sorgen. Nur wenn personenbezogene Daten optimal geschützt sind, und der Mitarbeiter an einem sicheren Arbeitsplatz seiner Tätigkeit nachgehen kann, ist das Home Office auch außerhalb von Krisenzeiten denkbar und sinnvoll.

Die Sicherheit und der Datenschutz sind Sache aller beteiligten Personen im HomeOffice

Die aktuellen Regelungen lassen noch viele Spielräume offen und wurden definitiv nicht geschaffen, um ein leichtes Home Office zu ermöglichen. Online oder im Remote Working zu arbeiten verursacht bei Unternehmern und Mitarbeitern deswegen gleichermaßen Kopfzerbrechen und Sorgen. Die Mitarbeiter haben ebenso große Angst vor den Aufsichtsbehörden wie die Unternehmen. Firmen ohne einem eigenen Datenschutzbeauftragten haben derzeit so gut wie keine Chance und können ihren Mitarbeitern im Endeffekt kein sicheres Arbeitsumfeld bieten. Hier ist professionelle Hilfe notwendig. Denn mit Experten können Konzepte gut umgesetzt werden. Die Profis helfen bei der Erarbeitung von Konzepten, welche die datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllen und gleichzeitig die Informationsfreiheit beachten um die Dateneingabe Home Office zu ermöglichen. Sie helfen bei der Auswahl der richtigen Software, die die datenschutzrechtlichen Belange berücksichtigt und die DSGVO erfüllen kann. IT-Recht und digitale Datenverarbeitung sind eine neue Herausforderung für den Gesetzgeber, und in Deutschland hängt man in diesen beiden Bereichen bekanntlich deutlich hinterher. Die Datenschutz-Grundverordnung war ein wichtiger erster Schritt, ist in der Praxis aber nicht immer kompatibel und stellt die Anwendung mancher Software vor ernste Herausforderungen. Das Home Office wird für die Mitarbeiter so oft zu einem Problemfall, und weniger zur erhofften Freiheit!

Technische Sicherheit und mobiles Arbeiten mit der Hilfe von Profis ermöglichen

Wenn der Mitarbeiter in das Home Office möchte, oder muss, sind innerhalb des Unternehmens eine Reihe von Veränderungen nötig. Es geht nicht nur um organisatorische Maßnahmen. Remote Working ist nur möglich, wenn organisatorische Maßnahmen mit einer Schulung der Mitarbeiter zusammengeführt werden. Ein sicheres Passwort reicht noch lange nicht aus, um einen höchstmöglichen Schutz für die Mitarbeiter und die relevanten Daten zu ermöglichen. Die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, der Kunden und des Unternehmens müssen auf jeden Fall und zu jeder Zeit geschützt sein. Die DSGVO ist hier immer zu beachten, auch im Home Office. Sie hat den Zweck die personenbezogenen Daten zu schützen, geht aber in der Praxis oft über das gewünschte Ziel weit hinaus. Im Home Office ist dem Angestellten gar nicht möglich, die DSGVO immer umzusetzen. Der Rat und die praktische Unterstützung von Experten machen das Unternehmen fit für das Home Office. Vom Schutz der personenbezogenen Daten, bis hin zur richtigen Gestaltung der Infrastruktur helfen die Profis und unterstützen den Betrieb so auf vielen Ebenen.

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